No es un secreto que realizar, muchas veces, el proceso de adquisición de materiales dentro de una constructora se convierte en un dolor de cabeza y en un desgaste si no se tienen claros los objetivos. Es por esto que no hay que olvidar que la clave del éxito está en la planificación. Dentro de toda empresa, la gestión de compras representa un proceso muy importante, ya que de ello depende, en gran parte, el buen resultado del producto y de que todo salga como se espera, e incluso mejor.

Así lo reconoce la Directora de Proyectos de la Constructora Coandes Buenas Obras, Liliana Saavedra Bautista: La planificación es vital para el desarrollo de una eficiente gestión de compras, ya que es el punto de partida y la fase en donde se definen las estrategias, procedimientos, programas, políticas. Así como los ajustes a mecanismos de control en función del mercado y las necesidades de nuestros proyectos.

Dentro de la planificación, se deben tener en cuenta aspectos que van desde los materiales y la cantidad, hasta prever el tiempo que se gasta mientras se hace el pedido y llega a la constructora.

Ojo, porque también es muy importante tener claro que pueden presentarse inconvenientes, para lo cual, debe tenerse un segundo plan y contar con el tiempo suficiente para no estar a las carreras, como se dice popularmente. Para María Fernanda González, Ingeniera de Producción de la Constructora Compañía Nacional de Ingeniería, una obra comienza mal cuando no hay una buena planificación y se hacen pedidos a última hora.

Se deben prever todos los inconvenientes posibles. Por ejemplo, es común que suceda que algún material se acabe o se dañe, o que el proveedor incumpla con la fecha de entrega. Son cosas que pueden pasar, pero que deben tenerse en cuenta para superarse de la mejor manera, dice González. Para la Ingeniera de Producción también es fundamental que cada empresa tenga sus propias estrategias para hacer los pedidos, las compras y conseguir los proveedores. Siempre hay que evaluar a los proveedores al final de cada obra, puntualiza.

Puntos clave

Así las cosas, hay que tener en cuenta los siguientes puntos a seguir dentro del proceso de gestión de compras para tener éxito en esta área. Lo primero es conocer muy bien la obra que se va a realizar y hacer el cálculo lo más detallado posible de la cantidad de materiales que se necesita.

Con base en eso se empiezan a buscar los posibles proveedores para hacer las cotizaciones, dentro de las cuales debe tenerse en cuenta la forma de pago que exige cada uno, el tiempo de llegada del pedido y la calidad versus el precio. Para este punto es fundamental hacer un cuadro comparativo muy organizado, con el fin de que sirva para futuras averigüaciones. Finalmente lo que se hace es proceder con la compra y el seguimiento postcompra.

De esta manera, una buena planificación en la gestión de compras, también asegura un ahorro económico para la empresa y evita desfalcos o apuros relacionados con el dinero. exigencia para una efectiva gestión de compras gestión de compras también asegura un ahorro económico para la empresa y evita desfalcos o apuros relacionados con el dinero.

Lo que deben saber los proveedores

La escogencia del proveedor no es nada fácil. Al igual que el resto del proceso, esta parte es fundamental, ya que hacer una buena búsqueda y selección asegura unos resultados muy positivos, si además todo está muy planificado. De acuerdo con Sandra Linares, Jefe de Compras de la Sociedad Constructora Bogotá, escoger los proveedores requiere de tiempo.

Así se tenga una lista de proveedores habituales con los que las cosas han salido bien, no es bueno confiarse del todo. Siempre hay que estar a la vanguardia con los precios que hay en el mercado, compararlos y buscar los más favorables para la constructora.

No hay que cerrarse a uno solo proveedor, siempre hay que consultar varios hasta para comprar una puntilla, asegura Linares. Para la Jefe de Compras, pedirles las hojas de vida a los dotadores de productos es clave, sobre todo cuando se hacen compras grandes de productos que necesitan certificados de calidad, como los prefabricados en concreto y el adoquín, a los cuales se les hace ensayos de resistencia. Linares también explica que de la mano de la selección de proveedores están las cotizaciones.

Para este aspecto se deben tener en cuenta puntos tan importantes como la atención del proveedor, la calidad del producto ofrecido, el precio y la forma de pago. Es fundamental hacer varias cotizaciones y reflejarlas en un cuadro comparativo. Uno de los beneficios que buscan las constructoras en el momento de hacer las compras, es que haya facilidad de pago.

Según la ingeniera González y la jefe de compras Linares, para la empresa es más cómodo primero recibir el pedido y en un plazo de entre 15 y 30 días llegue la factura para ser pagada. Muchas veces hay proveedores con buenos productos, pero que piden anticipos y en muchos casos esto dificulta las cosas, señala la ingeniera de la Compañía Nacional de Ingeniería, quien aclara que hay excepciones dependiendo de la urgencia del pedido.

La clave en las compras

– Una buena planeación minimiza el riesgo en el proceso de compras. Consiste en tener un cronograma de obra al que se le debe hacer seguimiento semanal. Allí se determina el momento en el que se deben hacer las compras necesarias para la ejecución de las actividades programadas.

– Hay que cotizar y negociar con anterioridad los materiales y enviar una programación de entregas según las necesidades del proyecto. Hacer una planeación con tiempo permite reaccionar ante fallas en la producción del material, problemas en la logística para el despacho de los materiales, y/o problemas de pagos que generen suspensión de despacho de los materiales.

Gloria Gómez, Directora de Proyectos, de la Constructora Pedro Gómez gestión de compras Ciudad Sabana, Mósquera

Un paso adelante de los contra

Como en todo proceso es normal que se presenten inconvenientes, el truco está en estar preparados y saberlos resolver. Muchos de los problemas que se presentan tienen origen en la falta de precisión de especificaciones y condiciones de los productos, situación que puede obedecer en gran medida al sin número de proveedores que abundan en el mercado y que no siempre se ajustan a las necesidades y calidades requeridas, dice Saavedra Bautista, de Coandes.

Agrega que de otra parte, también es muy marcado el incumplimiento en las fechas de entrega, factor que está condicionado a variables externas como el transporte, consecución de materias primas, demanda del mercado, monopolios de algunos productos que requerimos, entre otras. En caso de presentarse estos puntos negativos, también debe hacerse una GESTIÓN Y MERCADEO planificación para buscar la mejor manera de solucionarlos en el tiempo en que se necesite, procurando no ocasionar duros golpes al bolsillo de la empresa.

Como piedra en el zapato dentro del proceso de compras, también está el hecho de que el proveedor se niegue a hacer pedidos pequeños. Cuando uno necesita medio viaje suelen poner problema y la situación se complica, dice Linares. Como as bajo la manga, es bueno calificar a los proveedores y tener una base de datos actualizada, donde se especifique los mejores servicios que presta cada dotador. Es muy importante tener en cuenta que el proceso de compras no termina cuando llega el pedido. De ahí en adelante hay que evaluar a los proveedores, la calidad del material y estar pendiente de que el material solicitado se gaste conforme se planeó.

Trucos

Para las empresas consultadas, es aconsejable hacer una muy buena planificación de los materiales que se necesitan. Muchas veces se puede hacer un pedido al por mayor si hay ofertas de materiales que no se dañan si se guardan y se tienen como reserva. También se puede pedir un poco más de lo que necesita si se sabe que el material se va a gastar rápido, para no correr el riesgo de perder el dinero.